實(shí)現(xiàn)檔案文件前端控制的重要手段

  前端控制是文件生命周期理論的重要內(nèi)容，文件的形成 是前端，歸檔、鑒定、整理、保管等是后端，永久保存或銷 毀是末端。由于電子文件的易更改性，電子文件顯得“稍縱 即逝”，檔案密集架管理人員若不積極介入文件的形成和保管過(guò)程，文 件將可能不存在，故前端控制是確保電子文件真實(shí)可靠、完 整安全的重要保障。根據(jù)電子文件的特點(diǎn)和管理要求，建設(shè)數(shù)字檔案室，形成一個(gè)完整的管理體系，對(duì)電子文件從產(chǎn)生 到歸檔，再到永久保管或銷毀的整個(gè)生命周期進(jìn)行管理，監(jiān) 控和記錄該電子文件創(chuàng)建、登記、修改、審核、簽署、分發(fā) 等一切操作過(guò)程，將電子文件中不可視的部分變?yōu)榭梢暤脑?數(shù)據(jù)保存下來(lái)，同時(shí)，元數(shù)據(jù)不間斷地對(duì)電子文件的物理管 理進(jìn)行自我記錄。這些管理和追蹤記錄，對(duì)于證明電子文件的行政有效性和法律證據(jù)性極其重要

  勘測(cè)設(shè)計(jì)類檔案利用于勘測(cè)設(shè)計(jì)、項(xiàng)目設(shè)計(jì)成果增加出 版、各級(jí)各類職稱評(píng)審、項(xiàng)目申報(bào)、項(xiàng)目成果報(bào)獎(jiǎng)、項(xiàng)目驗(yàn)收、工程回訪等工作過(guò)程中,對(duì)各門類檔案的需求呈現(xiàn)“集中 噴發(fā)”、“間歇井噴”、“短期急需”等特點(diǎn)。通過(guò)對(duì)近年 來(lái)勘測(cè)設(shè)計(jì)企業(yè)檔案密集架管理現(xiàn)狀與利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，可以發(fā) 現(xiàn)檔案利用類型非常豐富、利用率非常頻繁，除以上幾種檔案利用基本利用形式外，還衍生出知識(shí)挖掘、知識(shí)參考咨詢等更深層次的利用需求。為滿足日益多樣化、深層次的檔案利用需求，建設(shè)數(shù)字檔案室已成為“十三五規(guī)劃”中信息化建設(shè)的重點(diǎn)項(xiàng)目